主なポイント

• 財務サービスに必須のセキュリティとコンプライアンスを確保：デジタルアセットマネジメント（DAM）の詳細なアクセス制御、監査証跡、権利管理により、EU一般データ保護規則（GDPR）だけでなく、米国金融取引業規制機構（FINRA）、米国証券取引委員会（SEC）などの厳しい規制にも対応。
• DAMは単なるファイルストレージやCMSツールではない：DAMでは、アセットの集約、AI主導のメタデータタグの生成、バージョン管理、複数チャネルへの安全なコンテンツ配信などの機能を提供。
• 効率性と一貫性の向上：DAMにより、重複作業の削減やチームやパートナー間での共同作業の迅速化を実現するだけでなく、承認済みのコンプライアンスに準拠したアセットのみを公開。
• 事例からDAMの効果を実感：財務顧問向けポータルや投資家とのコミュニケーションからパートナーとの密接な連携まで、DAMはより速く、より安全に、よりパーソナライズされたエクスペリエンスをお客様に提供できるようサポート。
• ROIを最大化するDAM搭載のDXP：DAMをDXPに統合することで、単にアセットを保存するだけでなく、あらゆるチャネルで個々に最適化かつ統制されたアセットのシームレスな配信を実現。

DAMにより、コンプライアンスリスクを競争優位性へ

規制の厳しい財務サービス業界では、安全な文書共有が必須です。取り扱う文書が、オンボーディングマニュアルであっても、機密性の高い顧客データやコンプライアンスに関するレポートであっても、金融機関では、あらゆる文書が保護されることはもちろん、適切な担当者が入手でき、かつ各段階で監査を行えるよう徹底する必要があります。内部監査においては、機関がファイルセキュリティの有効性を評価し、改善点を明らかにすることで、コンプライアンスや業務効率を確保できます。

しかし、これまでのファイルストレージシステム、メール添付、分散したコンテンツレポジトリのままだと、データ漏洩、バージョンの混同、コンプライアンス違反といったリスクが重くのしかかります。

デジタルアセットマネジメント（DAM）の台頭

財務サービスのCIO、IT責任者、デジタルトランスフォーメーションの意思決定者などは、DAMを単にファイル保存をサポートするツールと捉えるかもしれませんが、DAMは今日の複雑な金融エコシステムにおいても、コンプライアンスを完全に準拠したまま、機密文書を安全かつ効率的に共有する戦略的優位性を備えています。また、Liferay DXPのようなデジタルトランスフォーメーションプラットフォーム（DXP）にDAMを組み込むことで、DAMは、社内外のユーザーに安全かつシームレスなエクスペリエンスをもたらす、中心的な役割を果たします。

本記事では、安全な文書共有において、DAMが果たす重要な役割やDAMと既存システムとの比較、DAM搭載のDXPを検討するタイミング、また財務サービス機関に最も関連性の高い事例について詳しくご説明します。
 

財務サービスで安全な文書共有を確保する難しさとは

財務サービス機関特有の課題：

• 規制遵守：GDPR、FINRA、SEC、および業界特有のデータ規制では、厳重なアクセス制御、詳細な監査証跡、厳格なコンテンツライフサイクル管理が求められる。
• データの機密性：顧客の財務情報、M&A関連の書類を含むあらゆる文書が非常に重要であるにも関わらず、職員は、情報検索に最大20%もの時間を費やしている （リンク先：英語）。求めるアセットの検索に時間がかかるほど、誤ったバージョンの使用、納期遅延、セキュリティが不十分な回避策への依存に起因する機密情報の漏洩といった可能性が高くなる。
• 複雑なワークフロー：多くの場合、複数の部門、システム、ステークホルダーは、それぞれ異なる権限とタイミングでアセットにアクセスする必要がある。
• ハイブリッドかつマルチチャネルな環境：社内の各チーム、カスタマーポータル、モバイルアプリケーション、社外パートナーへ、コンテンツのシームレスな配信が必須。

単純なファイルサーバーや既存のコンテンツ管理システム（CMS）では、こうした課題に十分に対応できていないため、よりスマートで安全性に優れたシステムが必要となります。

DAM／CMS／ファイルストレージの比較

SharePointやファイルサーバー、あるいは自社のCMSですべて管理できるのではないかと考えるかもしれません。

しかし、端的に言えば、それは効果的な手段ではありません。実際、意思決定者の39%が、優れたカスタマーエクスペリエンスを構築する上での最大の障害として、アセットシステムの多様性とサイロ化を挙げています。（リンク先：英語）

• ファイルストレージソリューション（共有ドライブやDropboxなど）は、基本的なファイル保管と検索を目的としている。フォルダやファイル名などの機能を備えているが、高度なメタデータ、バージョン管理、きめ細かな権限設定などはない。一度ファイルが共有されてしまうと誰がアクセス権を持っているのか、古いバージョンは公開されていないかなどについて、ほとんど監視が行き届かない。
• コンテンツ管理システム（CMS）は、テキストベースのWebコンテンツの公開と管理には長けているが、大規模なアセットライブラリ、多様なメディア形式、またはコンプライアンスが重視されるワークフローの複雑性に対応できるようには設計されていない。CMSは通常、アセットを個々のWebページに紐づけるため、複数のチャネル間での再利用が制限される。
• デジタルアセットマネジメント（DAM）は、あらゆるデジタルファイル（ドキュメント、動画、画像だけでなく、デザインなどのアセットまで）を保存する中心的なハブとなっている。その保存機能にとどまらず、アクセス制御、自動バージョン管理、監査証跡、権利管理、その他のツールとのシームレスな統合といった安全を確保する仕組みも備えているため、DAMは安全な文書共有が欠かせない財務サービスのような業界向けに構築された機能と言える。

複数のチャネルで再利用、安全性の確保、監査、追跡が必要なアセットを非常に多く扱っている場合、DAMこそ、こうした規模や複雑性に対応すべく構築された唯一のソリューションです。DAMシステムは、財務サービスが扱う業務量、セキュリティ、コンプライアンスといったニーズに対応できるよう構築されています。

DAM／CMS／ファイルストレージのツールと機能の比較：

財務サービスにおけるDAMの活用ケース

DAMの始まりはマーケティングツールとしてでした。今日、財務サービスでコンプライアンスとレジリエンスを保つためには、DAMは欠かせないものとなっています。さらに、規制当局による厳しい監視や機密情報の蓄積に伴い、金融機関では、以下を実現するため今以上にDAMに依存しています。

• GDPR、FINRA、SEC、その他の規制に準拠するため、メタデータ標準、アクセス制御、監査証跡、使用権限を適用することで、規制要件に対応。
• 各関係者が適切な文書に適時にアクセスできるよう安全かつロールベースの権限を付与することで、コンプライアンス、法務、業務、第三者パートナー間の連携を強化。
• 開示文書、契約書、コンプライアンス報告書などの承認済みの最新版だけが共有されるようにすることで、リスクを軽減。
• 安全な文書共有とオムニチャネル配信で、ポータル、モバイルアプリケーション、APIなどを介して、顧客、財務顧問、パートナー企業などすべての関係者が、コンプライアンスに準拠した一貫性のあるコンテンツにアクセスできるように。

金融機関においてDAMは、単なる効率化ではなく、管理と保証を目的としています。管理されたリポジトリに重要文書を集約することで、重複作業に起因するコストの削減、新商品の短期間での市場投入、よりビジネス価値の高い取り組みへのリソースの再配分を実現します。同時に、規制当局や顧客との信頼関係を強化し、ブランドアセットを保護します。事実、DAMを活用している79%もの企業が、大幅な時間とコストを削減できたと述べており、これは、効果的なDAMが、コンプライアンスの枠を超えた測定可能なビジネス価値をもたらし、ビジネスのアジリティを向上させていることを示しています。（リンク先：英語）

では、それがどのように実現するのか、詳しく見ていきましょう。

1. デジタルアセットを1か所でより効率的に整理する

DAMには、安全な文書共有のための一元管理リポジトリが備わっています。つまり、これが信頼できる単一の情報源です。すべてが整理され、単一の検索システムで必要な情報を見つけやすくなるため、いくつもの共有ドライブや個人フォルダ間で文書を探し回る必要はもうありません。

DAMソリューションがもたらす構造化されたアプローチにより、コンテンツのライフサイクル管理を強化し、業務プロセスを最適化します。このように効率化を推進することで、DAMを活用している企業では、デジタルファイルの検索・共有・再構築などのアセット関連タスクにかかる週労働日数を平均で34%削減することができました。（リンク先：英語）

主な機能：

• アセットライブラリ：PDF版のポリシー、IDテンプレート、投資家レポートなどの承認済みアセットを社内外のポータルで再利用し、検索ライブラリからすべてにアクセスできるようにする。
• リッチメディアに対応：音声ファイル、商品画像、その他のリッチメディアアセットを効率的に管理し、ワークフローを効率化して連携を強化する。
• 自動タグ付け：人工知能（AI）や機械学習（ML）を活用し、メタデータ（日付、種類、オーディエンス、コンプライアンスなどのタグ）でアセットを自動的に分類する。
• カスタムメタデータ：リスクレベル、地域、規制カテゴリなどのビジネスニーズに基づきメタデータを定義する。
• バックオフィスとの統合：SharePointやDocumentumといったシステムから、コピーすることなく直接顧客向けポータルにアセットを表示する。
• ガバナンスとコンプライアンス：DAMシステムでは、ライセンスや規制を常に把握できるようサポートする。
   

2. 複数チャネルにわたってアセットを大規模に公開・配信・再利用する

1つドキュメントをアップロードするだけで、多様なデジタルチャネルで安全に共有・配信されるのであれば、顧客はモバイルから閲覧、仲介業者はデスクトップからアクセス、パートナーはAPIを通じてダウンロードなど、さまざまな利用環境に対応できます。

主な機能：

• アダプティブ画像：IDスキャンやインフォグラフィックのような画像ベースのドキュメントをデバイスや帯域幅に合わせて自動で最適化。
• リソースの読み込み時間：CDN統合（またはネイティブのCDNを備えたツールを使用）することで、拡張しても迅速かつ安全に配信できる。
• プロアクティブなコンテンツ配信：APIを使用して、コンプライアンスに準拠した最新のコンテンツのみを適切なチャネルに自動で配信。
• スムーズなコンテンツワークフロー：DAMシステムによるシームレスなワークフローでデジタルコンテンツを管理、調達、配信し、効率的なアセット配信と再利用を実現。

以上の点から、DAMは特に次のケースに効果的です。

• 顧客のオンボーディングポータル
• 財務顧問向けポータルまたは社内ポータル
• 投資家向けポータル
• パートナーポータル

いずれの場合でも、DAMを活用することで、コンプライアンスを確保したまま、より優れたカスタマーエクスペリエンスをもたらすことができます。

3. アセットへのアクセス権を管理する

セキュリティとは、単に暗号化することだけではありません。文書共有時に誰が、何を、いつ、どのくらいの時間閲覧できるのかを把握することもセキュリティの1つです。

主な機能：

• アクセス制御：ロール（監査役、財務顧問、顧客など）に基づいてアクセス権を定義し、アセットごとに制限を適用する。
• 権利管理：有効期限、使用量上限、承認ワークフローを設定することで、古いアセットが配信されるのを防ぐ。
• アセット共有：管理された時間制限付きのリンクにより、外部のパートナーやベンダーと安全にアセットを共有。また、共有リンクやポータルにパスワードによる保護を追加することで、セキュリティを強化。

金融機関にとってのメリット：

• コンプライアンス審査サイクルの迅速化
• ドキュメントへのアクセスに対する手動リクエストの減少
• 機密情報の漏洩リスクの低減

LiferayのDAM機能は、Liferay DXPに標準で備わっている多くの機能の一つではありますが、単一のプラットフォーム上でその他多くのネイティブ機能と同様にDAMを活用し、ビジネスニーズの拡大に合わせてソリューションを構築できます。Liferay DXPのDAM機能についての詳細は、以下のサイトをご覧ください。 liferay.com/capabilities/digital-asset-management （リンク先：英語）

DAMの事例

ここでは、実際の財務サービスにおいて、DAMにより安全に文書共有できるだけでなく、コンプライアンス上重要な文書やブランドアセットを保護するか、事例を用いてご紹介します。

事例1：財務顧問向けドキュメントポータル
銀行では、財務顧問がパーソナライズされた投資ガイド、オンボーディングのテンプレート、最新の開示文書などを入手できるようにしました。アセットを地域や金融商品ごとにタグ付けすることで、関連性とコンプライアンスを確保。セールスチームは、DAMポータルから最新の営業資料、トレーニング教材などを入手できるため営業効果が高まっただけでなく連携強化も実現できました。

事例2：投資家との安全なコミュニケーション
資産運用会社では、DAMを活用し、四半期報告書を管理し独自の投資家向けポータルから配布しています。権利管理により、コンテンツが設定した日に期限が切れるようにできるほか、コンプライアンス上の制限を超えて再利用されるといったことがなくなります。DAMはまた、市場投入を成功させるために必要な最新の承認済みアセットを、チーム全員が入手できるようにすることで商品の発売をサポートします。

事例3：パートナーとの連携
保険会社では、DAMの管理された共有機能を活用して、共同ブランドマーケティングの資料をサードパーティーの仲介業者に共有しています。これにより、マーケティングチームと外部の協力会社は、共同ブランド資料を安全に共有、管理できます。また、メタデータにより、現地の規制ガイドラインに対応していることが保証されます。

弊社お客様の事例

金融業界のデータ、分析、技術分野において世界をリードするこのお客様は、LiferayのネイティブDAM機能を活用し、チーム力の強化だけでなく、時間とリソースの節約も実現しました。詳しくはこちら（リンク先：英語）。
 

DAM搭載のDXPを導入するタイミング

DAMの導入を検討する際、単体のDAMソフトウェア、DAMシステム、デジタルエクスペリエンスプラットフォーム（DXP）に統合されたDAMのどれを選択すべきか迷われるかもしれません。すべてのDAMソリューションが万能というわけではありません。どれが適しているかは、お客様の業界や規模、またアセットの管理方法によって決まるのです。

DAMを統合したDXPが適しているケース：

• アセットおよびアセットが表示されるチャネルの両方を厳重に管理したい場合。
• ポータル、アプリケーション、マイクロサイトなど複雑なデジタルエクスペリエンスを管理し、コンテンツとアセットを一元管理する必要がある場合。DAM搭載のDXPであれば、一元管理リポジトリを備えており、サイロ化を解消しガバナンスを向上させる。
• コンテンツ、アセット、ユーザー、権限間のサイロ化を抑制したい場合。
• 現在、パーソナライゼーション機能への投資を行っており、セグメントに応じたアセット配信を求めている場合。
• 管理を維持したまま、地域やブランドを横断した拡大が必要な場合。

LiferayのDAM機能は、例えば、アセットを単にLiferay DXP内に保存するだけではありません。コンテンツ作成者やマネージャーは、ITチームに頼ることなく、デジタルアセットの整理、複数チャネルへのアセット公開、適切なアクセス制御の設定などを1か所で行えます。さらに、単一のプラットフォーム上でその他多くのネイティブ機能と同様にDAMを活用し、ビジネスニーズの拡大に合わせてソリューションを構築できます。

財務サービスにおけるDAMの投資対効果（ROI）の測定

DAMは、業務ツールと見なされることが多いのですが、実は非常に現実的な財務的価値および戦略的価値を有しています。こうした価値は、市場に反映されており、財務サービスのような業界が、コンプライアンスや顧客からの期待に応えるために導入を加速させているため、世界のDAM市場は、2024年には53億ドルに達し、2029年にはほぼ2倍の103億ドルに増加するだろうと予測されています。 （リンク先：英語）

効果的なDAMソリューションは、メリットを約束するだけでなく、金融機関に測定可能なROIをもたらします。

• コンプライアンスリスクの低減：文書化された管理体制により、罰金や監査上の問題を回避。
• 短期間での市場投入： 審査サイクルと承認までの時間を数週間も短縮。
• 生産性の向上： 重複作業や手作業でのファイル処理を排除。
• より優れたカスタマーエクスペリエンス： お客様が必要な時に、適切なコンプライアンスに準拠した情報を常に入手できる。
• 競争優位性：効率性を向上させ、より速く、より安全にコンテンツを配信することで、競争力を獲得。

DAMは今や導入必須の機能

財務サービスにおいて、セキュリティとコンプライアンスは始まりに過ぎません。企業が業務やカスタマーエクスペリエンスを最新化すると共に、DAMはデジタルトランスフォーメーションの基盤となります。

DXPに組み込まれたDAM機能に投資することで、金融機関では確実性を高められるだけでなく、デジタルサービスの拡大、リスクの軽減、優れたカスタマーエクスペリエンスの提供に必要な俊敏性と統制も獲得できます。

もし、安全で効率的な文書共有が必要であれば、その基盤となるDAMを今すぐ導入すべきです。DAMシステムを導入することで、適時に適切なコンテンツをユーザーに提供できるようになり、顧客定着率の向上につながります。

LiferayのDAM機能を活用して、大規模かつ確実に安全な文書共有を実現する方法について詳しくは、こちらから弊社担当者までお気軽にご相談ください。

よくあるご質問

DAMとクラウドストレージとの違いは何でしょうか。
Google Driveのようなクラウドストレージは、基本的なファイル共有を担いますが、それに加えて、DAM機能には、詳細な検索、メタデータ、ワークフロー、権利管理、クリエィティブな統合などが備わっています。

DAMが処理できるファイルにはどのような種類がありますか。
DAMプラットフォームでは、画像や動画からCAD図面、3Dモデル、規制遵守に関する文書まで、ほぼすべてのデジタルファイルを管理できます。メタデータは、あらゆる形式を整理し、検索可能な状態にします。

DAMを既存のツールと連携できますか。
はい、できます。DAMはCMS、CRM、ERPやマーケティングのプラットフォーム、クリエィティブソフトウェアと統合します。APIファーストの設計により、DAMはカスタムシステムとも容易に連携できます。

DAMはどのようなセキュリティ機能を備えるべきでしょうか。
企業向けのDAMには、暗号化、シングルサインオン（SSO）、多要素認証（MFA）、監査ログ、きめ細かな権限設定などが含まれています。SOC 2やGDPRなどの基準にも準拠しているか確認しましょう。

DAMの投資対効果（ROI）はどのように測定するのですか？
機関は、検索時間の短縮、キャンペーン立ち上げの迅速化、重複コンテンツ作成の削減を追跡しています。多くが、40～60%の検索時間の短縮や、コンテンツ制作費用の25%～40%の削減を達成しました。（リンク先：英語）

DAM導入時によくある課題を教えてください。
メタデータ移行、レガシーツールとの統合、ユーザーの定着が課題となっています。段階的な導入、トレーニング、明確なガバナンスなどがスムーズな移行をサポートします。

DAMで、リモートチームとの共同作業をどのようにサポートできますか。
クラウドネイティブなDAMには、リアルタイムのコメント機能、バージョン管理、承認ワークフローなどがあります。また、モバイルアクセス、安全な共有、通知などの機能により、メンバーが分散していても連携を維持します。