공급자 포털이란? 알기 쉽게 해설

공급자 포털이란?

공급업체 포털은 기업과 그 공급업체가 사용하는 전용 포털 사이트 를 말합니다.

이 공급업체 포털(또는 공급업체 포털로도 널리 인정됨)은 정보 공유, 문서 관리, 조달 업무 진행, 재고 관리, 내부 커뮤니케이션 등 다양한 목적으로 활용됩니다. 기업의 디지털화 추진 정도에 따라 그 활용 상황은 다릅니다.

특히 많은 공급업체가 있는 대기업에서는 공급업체와의 커뮤니케이션 및 조달 업무를 하나의 플랫폼에서 효율적으로 관리하기 위한 공급업체 포털의 이용은 공급망 관리에 있어서 중요한 솔루션이라고 할 수 있습니다.

기본적으로 포털 사이트는 정보와 커뮤니케이션을 중앙 집중화하는 목적으로 사용되지만 공급업체 포털에서는 그 기능 외에도 업무 효율성 향상을 목표로 하는 특별한 기능이 요구될 수도 있습니다.

본 기사에서는 공급업체 포털의 활용에 의한 공급업체와의 정보 공유와 업무 효율의 향상, 나아가서는 공급자 포털을 활용하는 이점에 대해 자세히 소개합니다.

공급업체 포털을 사용하여 공급업체와 정보 공유

최근에는 Slack이나 Teams 등의 채팅 툴이 보급되어, 시간·장소를 불문하고의 커뮤니케이션이 당연했습니다.

그러나 업무 흐름과 중요한 정보가 담당자들 사이에서만 공유되는 경우가 많아지고, 결과적으로 직원의 이동이나 퇴직에 의해 업무 흐름이 상실되고 업무가 멈추는 경우도 많아지고 있습니다.

공급자 포털을 사용하면 이러한 정보의 속인화를 방지하고 공급자와의 정보 공유의 디지털화를 실현할 수 있습니다.

정보 공유에 사용되는 주요 기능

・게시판이나 Wiki

포털에 탑재되어 있는 게시판이나 Wiki 등의 기능을 이용하여 공급자나 사내 커뮤니케이션을 디지털화합니다.

· 콘텐츠 관리

공급업체와의 커뮤니케이션에 사용되는 콘텐츠를 관리하는 데 필요합니다. 제품 자료나 청구서 등 카테고리나 용도 등에 따라 관리가 필요하기 때문에 보안도 중요한 포인트입니다.

· 워크플로우

승인 및 확인 유출을 방지하기 위해 워크 플로 기능을 사용하여 비즈니스 흐름을 정의합니다.

공급자 포털을 사용한 추가 업무 효율성

공급업체와의 정보 공유에 머무르지 않고 공급업체 포털에서 수주 및 재고 관리 등 조달 관련 작업을 실시함으로써 더욱 업무 효율화를 기대할 수 있습니다.

그러나 이미 다수의 기존 시스템이 혼재되어 있는 경우가 대부분이며, 하나의 솔루션으로 모든 업무를 수행할 수 없기 때문에 이러한 여러 솔루션과 유연하게 연계할 수 있는 포털 제품이 필요합니다.

회계 관리, 조달, 사용자 관리 시스템과 연계하여 공급업체의 온보딩부터 구매 주문 작성 등의 조달 초기부터 과거 지불 송장 확인 등 거래의 최종 단계 이후에 이르는 공급망 프로세스 전체를 처리할 수 있습니다.

업무 효율화에 사용되는 주요 기능

・정보 공유의 간소화(셀프 서비스)

콘텐츠 관리, 게시판, 알림 등의 기능을 활용함으로써 공급업체는 필요한 정보를 기업 담당자에게 묻지 않고 언제 어디서나 얻을 수 있습니다.

모든 공급업체에게 인식하고 싶은 새로운 정보의 통지도, 읽지 않은 공급자에게의 재통지나 담당자로부터 연락하는 등, 정보 공유를 간소화하면서도 철저하게 할 수 있습니다.

・신규 공급업체와의 거래 개시 수속(온보딩)의 효율화

공급업체 포털을 활용하여 신규 공급업체의 등록 프로세스(온보딩)를 간소화합니다.

공급업체 자신에게 거래 시작에 필요한 정보를 포털에서 제출하도록 하고, 제출 정보를 기반으로 마스터 데이터의 중복 확인과 공급업체의 리스크 검증 등을 자동화함으로써 수작업을 줄일 수 있습니다.

또한 신규 공급업체를 위해 이용방법, 정책, FAQ 등을 제공함으로써 원활한 거래 개시 절차를 촉구합니다.

· 배송 추적 및 보고서 간소화

맞춤형 보고서를 통해 여러 공급업체를 추적하고 회사의 진행 상황을 한 눈에 파악할 수 있습니다.

또한 재고 수준의 세부 사항을 파악할 수 있을 뿐만 아니라 주문이 필요한 타이밍을 통지함으로써 일상 업무를 유지하면서 고객의 요구에도 대응할 수 있습니다.

・구매에 관한 최신 정보의 파악

송장, 주문서, 지불 내역 등의 정보를 쉽게 얻을 수 있을 뿐만 아니라, 출하의 변경이나 갱신 정보, 납기 예정, 지불 상황, 업자로부터의 통지 등도 실시간으로 확인할 수 있습니다.

· 대시보드

이러한 정보를 한눈에 파악하기 위한 각 공급업체에 커스터마이즈된 대시보드를 준비함으로써 다양한 정보를 쉽게 확인할 수 있습니다.

공급자 포털 활용의 세 가지 이점

여기까지 공급자 포털의 활용 방법을 소개해 왔습니다만, 공급자 포털 활용의 이점을 정리하면 다음의 3가지가 됩니다.

1. 공급업체와의 관계 강화

공급업체와의 원활한 커뮤니케이션 및 정보 공유를 통해 기업 간의 상호작용을 효율적으로 수행할 수 있습니다.

게다가 보고서와 최신 정보도 보안을 담보한 뒤 보다 쉽게 공유할 수 있으므로 정보의 투명성도 향상됩니다. 지침이 명확하고 낭비가 없는 워크플로가 있으면 신뢰와 커뮤니케이션이 높아지고 공급업체와 양호하고 장기적인 관계를 깊게 할 수 있습니다.

2. 데이터 및 중요 정보의 정확성 향상

공급망 관리에는 많은 양의 데이터가 포함되어 인적 오류의 위험이 높아집니다. 공급업체 포털을 통해 정확한 정보를 실시간으로 자동으로 제공함으로써 정보의 투명성과 정밀도가 높아지고 커뮤니케이션도 원활하게 진행됩니다.

3. 자동화를 통한 워크플로우 강화

공급망의 진행에 따라 공급업체는 어느 시점에서 다음 워크플로우 절차로 진행해야 하는지를 결정할 수 있는 알림이 필요합니다. 워크플로우나 통지 기능을 이용함으로써 이러한 프로세스를 자동화하면 효율성이 향상될 뿐만 아니라 매뉴얼에 의한 관리 업무도 삭감됩니다.

Liferay로 구축하는 공급자 포털

대기업용 포털 Liferay DXP는 포털 사이트를 통해 사용자에게 뛰어난 디지털 경험을 제공할 수 있는 제품입니다.

Liferay DXP로 구축하는 공급업체 포털에서는 다음을 수행할 수 있습니다.

• 자유로운 디자인으로 최신 인터페이스 구축
• 공급업체 등록 업무(온보딩) 자동화
• 업무에 필요한 서류 공유, 게시판 토론을 통해 공급업체와 협력
• 매우 유연한 권한 관리
• 일반 사용자가 페이지, 양식 및 워크 플로우 작성 및 관리
• 공급업체 포털에 필요한 많은 서브시스템을 단일 플랫폼에 원활하게 통합

높은 커스터마이즈성과 확장성이 강한 Liferay DXP를 활용함으로써 기업의 독자적인 요구 사항에 따라 공급자 포털을 활용할 수 있습니다.

 

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